La transformation digitale est devenue une nécessité opérationnelle pour les directions des ressources humaines. PeopleDoc, désormais intégré à l’offre de UKG (Ultimate Kronos Group), propose une plateforme SaaS dédiée à la dématérialisation des processus RH. Cette solution centralise, automatise et sécurise le cycle de vie administratif du personnel, du recrutement jusqu’au départ de l’entreprise.
Ressource gratuite : retrouvez en bas de cet article Checklist de déploiement : Dématérialisation RH avec PeopleDoc en téléchargement libre.
La gestion documentaire centralisée pour gagner en efficacité
Le principal défi des services RH est la fragmentation des données. Les dossiers papier stockés dans des armoires physiques et les fichiers numériques dispersés sur des serveurs locaux multiplient les risques de perte d’information. PeopleDoc répond à cet enjeu via son module Employee File Management.
Une source de vérité unique pour chaque dossier salarié
La plateforme regroupe l’intégralité des documents relatifs à un collaborateur dans une interface unique. Les contrats de travail, avenants, certificats médicaux et comptes-rendus d’entretiens sont indexés et classés automatiquement. Les gestionnaires RH accèdent à n’importe quel document en quelques secondes grâce à un moteur de recherche puissant, ce qui supprime les recherches manuelles chronophages.
Gestion granulaire des droits d’accès et confidentialité
La centralisation s’accompagne d’un contrôle strict des accès. La plateforme propose une gestion fine des habilitations. Un manager consulte uniquement les évaluations de son équipe, tandis que le service paie accède aux informations bancaires ou aux saisies sur salaires. Cette structure garantit que les données sensibles restent visibles uniquement par les personnes autorisées, conformément aux exigences de confidentialité de l’organisation.
Automatisation des processus RH : de l’onboarding à la signature électronique
PeopleDoc convertit les flux de travail statiques en processus dynamiques. L’objectif est de supprimer les ruptures de charge lors des transferts de documents entre les différents services ou entre l’entreprise et ses futurs collaborateurs.
Digitaliser l’onboarding pour une intégration fluide
L’arrivée d’un nouveau collaborateur nécessite une gestion administrative rigoureuse. Avec PeopleDoc, le processus d’onboarding est dématérialisé. Avant son premier jour, la recrue reçoit ses documents d’accueil, complète ses informations administratives et signe son contrat de travail à distance. Cette méthode réduit la charge administrative des équipes RH tout en offrant une expérience moderne au nouvel arrivant.
La signature électronique pour accélérer les cycles de validation
L’intégration de la signature électronique dans les workflows permet de finaliser des accords en un clic. Qu’il s’agisse d’un avenant ou d’une validation de politique interne, le document circule automatiquement vers les signataires. La solution garantit l’intégrité du document et fournit une piste d’audit fiable, indispensable en cas de litige. Ce passage au format numérique réduit les cycles de validation de plusieurs jours à quelques minutes.
Le dossier individuel représente le noyau dur de la relation contractuelle. Il centralise toutes les interactions, de la promesse d’embauche à la sortie des effectifs. En regroupant ces données, l’entreprise crée une source de vérité unique qui alimente les processus décisionnels. Si ce cœur informationnel est fragmenté entre des emails, des dossiers papier et des serveurs locaux, la réactivité RH diminue. PeopleDoc agit comme une membrane protectrice, garantissant que chaque donnée vitale reste intègre et exploitable instantanément par les services concernés.
MyPeopleDoc : le coffre-fort numérique au service des salariés
Le succès de la solution repose sur son interface destinée aux employés : le coffre-fort numérique MyPeopleDoc. Ce service dépasse la simple réception de bulletins de paie pour devenir un espace personnel sécurisé.
Un espace de stockage personnel et gratuit à vie
Chaque collaborateur bénéficie d’un espace de stockage de 10 Go. Le salarié conserve l’accès à son coffre-fort même après son départ de l’entreprise. Cette promesse de stockage à vie favorise l’adoption de la solution par les partenaires sociaux et les employés. Ils y archivent leurs documents professionnels comme leurs bulletins de paie ou attestations fiscales, mais aussi des documents personnels, assurant ainsi leur conservation face aux risques de perte ou d’incendie.
La fin de la distribution manuelle des bulletins de paie
Le passage au bulletin de paie électronique via MyPeopleDoc génère des économies sur les frais d’affranchissement et de mise sous pli. La distribution est instantanée et sécurisée. En cas de contrôle ou de besoin de justificatif pour un prêt bancaire, le salarié dispose de ses documents en format numérique original, dont la validité est reconnue par les administrations et les organismes financiers. Cette pratique simplifie le quotidien de toutes les parties prenantes.
Sécurité, conformité et intégration technique
La gestion des données RH dans le cloud exige une conformité rigoureuse aux standards internationaux et aux spécificités locales, notamment le RGPD en Europe.
Respect du RGPD et archivage à vocation probatoire
La plateforme intègre nativement les paramètres de rétention documentaire. Selon la nature du document, le système automatise sa suppression ou son archivage définitif à l’issue de la durée légale de conservation. L’archivage s’effectue dans des centres de données sécurisés, avec une valeur probatoire garantissant que le document numérique possède la même force juridique que l’original papier.
Interopérabilité avec les systèmes d’information RH (SIRH)
La solution s’interface avec les principaux logiciels de paie et SIRH du marché, tels que Workday, SAP SuccessFactors ou Oracle. Cette interopérabilité permet une synchronisation automatique des données : une nouvelle embauche dans le SIRH déclenche la création du dossier dans PeopleDoc et l’envoi des documents d’onboarding. Voici un aperçu des bénéfices de la solution :
| Fonctionnalité | Approche Traditionnelle | Approche PeopleDoc / UKG |
|---|---|---|
| Recherche de document | Manuelle (archives physiques) | Instantanée (moteur de recherche) |
| Distribution des paies | Papier, courrier, délais de 2-3 jours | Numérique, instantanée, coût réduit |
| Signature de contrat | Envoi postal, délais longs | Signature électronique en temps réel |
| Conformité RGPD | Difficile à monitorer manuellement | Automatisée (règles de rétention) |
| Accès salarié | Demande au service RH | Coffre-fort personnel autonome 24/7 |
Le Case Management : optimiser la relation collaborateur
PeopleDoc propose un module de Case Management, ou Helpdesk RH, pour gérer les demandes des salariés de manière structurée. Au lieu de noyer les gestionnaires RH sous des emails non triés, l’outil centralise les questions via un portail dédié ou une base de connaissances.
Une base de connaissances pour l’auto-service
De nombreuses questions posées aux RH concernent les congés, la mutuelle ou les tickets restaurant. En mettant à disposition une base de connaissances facile d’accès, PeopleDoc permet aux salariés de trouver leurs réponses en autonomie. Cela réduit le volume de tickets simples pour les équipes RH, qui se concentrent alors sur des dossiers à plus forte valeur ajoutée, comme l’accompagnement des carrières ou la gestion des compétences.
Mesurer le niveau de service RH
Les tableaux de bord et le reporting intégrés permettent aux directions RH de mesurer leur réactivité. L’identification des sujets les plus fréquents et du temps moyen de réponse aide à repérer les zones de friction dans l’organisation pour ajuster la communication interne. Le Case Management transforme la fonction RH en un centre de services performant, capable de justifier son efficacité auprès de la direction générale.
PeopleDoc (UKG) ne se limite pas à la numérisation de documents, la plateforme orchestre une mutation de la fonction RH. En libérant les gestionnaires des tâches administratives chronophages et en offrant aux salariés un espace sécurisé et pérenne, elle replace l’humain au centre des préoccupations. Pour plus de 650 clients, cette approche modulaire et sécurisée est devenue le standard de la gestion documentaire moderne.
- PeopleDoc : 3 modules pour automatiser vos RH et offrir 10 Go de stockage à vie à vos salariés - 24 mars 2026
- Acompte sur salaire : vos droits, le calcul exact et la procédure pour l’obtenir - 24 mars 2026
- Salaire ingénieur : 67 000 € de médiane et 4 leviers concrets pour augmenter votre rémunération - 23 mars 2026